DigiDoc 2016 - Gestionale di Segreteria Digitale

Per il processo di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti della scuola.

 

Secondo quanto previsto dal CAD, durante l'anno scolastico 2016/2017 – si concluderà l’iter di “Dematerializzazione” degli atti della scuola.

E’ stato un processo lungo e graduale che  ha avuto varie fasi: attuazione del protocollo informatico, attuazione del registro elettronico, introduzione dell’albo on line, etc. 

La scuola, non solo non dovrà più produrre documenti cartacei,  ma tutti i documenti prodotti dovranno essere sottoposti a conservazione sostitutiva (ove previsto) o essere archiviati in cloud protetto (ricordiamo che se la P.A. NON pone in conservazione sostitutiva i documenti probatori, questi in futuro non avranno alcuna valenza giuridica.)

Lo stesso registro di protocollo, dovrà essere conservato giornalmente presso conservatore accreditato Agid – ed eventuali documenti prodotti in formato cartaceo, dopo tale data NON avranno più alcun valore dal punto di vista giuridico e probatorio.

La soluzione che proponiamo a codesta spett.le scuola, per “mettersi in regola” con tutto ciò è Digi Doc 2016, un gestionale completo di segreteria digitale.

Il gestionale di segreteria digitale DigiDoc, consente lo svolgimento degli adempimenti connessi alla dematerializzazione, tra cui:

1) Invio in conservazione giornaliera del Registro di Protocollo Informatico.

2) Interconnessione con l’albo on line e Amministrazione trasparente, per archiviare in cloud protetto, i documenti della scuola.

3) Interconnessione con l’abo on line e Amministrazione trasparente, per porre in conservazione sostitutiva i documenti giuridicamente rilevanti, della scuola.

4) Produzione e gestione del "Fascicolo informatico" con validità legale.

Per quanto riguarda il punto 1 (la conservazione giornaliera del registro di protocollo) , la scuola continuerà ad utilizzare il proprio programma di protocollo informatico (Axios, Argo,etc).

Solo che anziché stampare su carta il registro giornaliero del protocollo di entrata ed uscita, questi dovrà essere salvato in PDF (funzione già presente in tutti i gestionali) ed inviato in conservazione semplicemente caricando il file PDF sul server del conservatore.

Per quanto riguarda il punto 2 e 3 (la conservazione sostitutiva degli atti pubblicati in albo on line e amministrazione trasparente) , la scuola non dovrà cambiare il proprio albo on line, l’indirizzo web, oppure la sezione di amministrazione trasparente. Tutto rimarrà uguale. 

DigiDoc si limiterà attraverso un interconnessione on line,  a valutare automaticamente i documenti pubblicati in albo online e amministrazione trasparente, portando in conservazione sostituiva  i documenti giuridicamente rilevanti - o archiviando in cloud protetto, a secondo dei casi, i documenti pubblicati dalla scuola.

Per esempio se trattasi di contratti di gara di appalto, contratto stipulato con il personale, etc.  la documentazione sarà conservata secondo la normativa prevista: apposizione firma  digitale del conservatore e apposizione della marca temporale.

Oppure se trattasi di semplice circolare, la stessa sarà semplicemente archiviata in uno spazio cloud protetto e sottoposto a backup periodici e per il tempo previsto come da legge.

Il tutto automaticamente e senza alcun intervento da parte della segreteria, che potrà comunque sempre decidere  ulteriori documenti da archiviare o conservare.

 

Per quanto riguarda il punto 4: Gestione del fascicolo informatico, DigiDoc consente di creare in maniera semplice ed immediata l'equivalente digitalizzazto dei "fascicoli" presenti nelle amministrazioni scolastiche.

Per esempio il tradizionale fascicolo alunno, o fascicolo docente, fascicolo personale, etc - dovrà essere gestito solo in modalità dematerializzata e conservato giuridicamente.

DigiDoc consente tutto ciò in maniera totalmente automatizzata, mantenendo la stessa organizzazione di lavoro  attauata per i tradizionalei fascicoli cartacei. In effetti tutto ciò che si faceva prima, (utilizzando le "cartelline" apponendoci il titolo sul frontespizio ed inserendo all'interno della cartellina, i documenti inerenti), continuerà ad esistere in modalità informatica, con la creazione dei fascicoli informatici.

Difatti ogni "fascicolo informatico" avrà un proprio titolo di riferimento, ed all'interno dello stesso saranno riversati i documenti informatici che ne fanno parte. 

Cuore di tutto il sistema è certamente il processo di conservazione sostitutiva di tutta la documentazione prodotta, che dovrà essere affidata (come prevede la legge) a Conservatore Accreditato AGID che assumerà il ruolo di responsabile alla conservazione.

A tale scopo abbiamo scelto Aruba, leader nel settore dei servizi informatici, con la quale abbiamo stretto un rapporto di partnership al fine di fornire un servizio quanto più affidabile e completo possibile.

L’assistenza è fornita dall’Editoriale Pagano, e sarà erogata senza alcun limite o sovraprezzo, per tutta la durata del servizio.

Il gestionale di segreteria digitale "DigiDoc 2016", costa euro 848,00 + iva- ma viene offerto fino al 30/12/2016 -,  ad un costo ridotto del 50%, e cioè euro 424,00 + iva in canone annuo.

Il servizio è rinnovabile di anno in anno dietro esplicito consenso della scuola.

La scuola potrà disdire in qualsiasi momento il servizio ed in tal caso saranno restituiti tutti i documenti conservati e archiviati. Il pagamento è a 60 gg. dopo fattura elettronica.

 

L'assistenza che offriamo sui ns. prodotti, è diventata per coloro che già ci conoscono, un importante valore aggiunto.

L'assistenza e la formazione all'utilizzo del gestionale di segreteria digitale "DigiDoc" sarà completa ed esauriente sotto tutti i punti di vista.

Non è richiesto alcun sovraprezzo per tale aspetto, che potrà avvenire direttamente presso la scuola (se presente ns. agente) Oppure in teleassistenza in qualsiasi orario d'ufficio.

In ogni caso garantiamo massima affidabilità e disponibilità, con certezza di successo nell'utilizzo del gestionale, impegnandoci al massimo per la soddisfazione del cliente.

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